Googleカレンダーの「仕事効率化に役立つ」 便利な機能5選

1 月前

Googleカレンダーには、覚えておくと便利な機能がたくさんあります。

モチベーション向上のためにぜひ活用したい機能や設定、操作を効率化するショートカットなどをご紹介します。

1.その日の予定リストをメールで受け取る

一日のはじまりに、その日の予定をまとめて確認したいときに便利なのが、「予定リスト」です。毎朝、その日の予定をまとめてメールで受け取ることができます。

その設定方法は、カレンダー右上の歯車アイコンから「設定」を開き、左側の「マイカレンダーの設定」でカレンダー名を選択。

Gcal-motiva_01Screenshot: 酒井麻里子 via Googleカレンダー

続いて、「その他の通知」内にある「今日の予定リスト」のドロップダウンリストから「メール」を選択します。

Gcal-motiva_02-1Screenshot: 酒井麻里子 via Googleカレンダー

これで、選択したカレンダーに登録されているその日の予定のリストが、毎朝メールで送られてくるようになります。

2.予定の直前と前日の2回通知する

Googleカレンダーの標準設定では、予定の30分前に通知されるようになっていますが、この時間を変えたり、通知回数を増やしたりすることも可能です。

予定の編集画面で「通知を追加」をクリックして、通知方法として「メール」もしくは「通知」を選び、通知を行うタイミングを設定します。

Gcal-motiva_03Screenshot: 酒井麻里子 via Googleカレンダー

たとえば、「通知」「30分」に加えて「メール」「1日」を追加すれば、予定前日にメールが届き、さらに当日の予定30分前にデスクトップ通知やアプリのプッシュ通知が行われます。

カレンダーを見ること自体を忘れがちだという人や、重要な予定を絶対に忘れたくない場合などに役立ちます。

3.予定とToDoを使い分ける

Googleカレンダーでは、通常の予定とは別にタスクを管理する「ToDoリスト」を作成できます。

カレンダー画面右側の青丸のアイコンをタップすると、ToDoリストが開くので、「タスクを追加」から新しいタスクを入力しましょう。

Gcal-motiva_04Screenshot: 酒井麻里子 via Googleカレンダー

タスク右側のペンのアイコンをタップすれば、そのタスクの詳細や日時を追加することが可能。また、「サブタスク」は、1つのタスクを細分化したいときに使います。

Gcal-motiva_05Screenshot: 酒井麻里子 via Googleカレンダー

日時を設定したタスクは、通常の予定と一緒にカレンダーに表示され、カレンダー上のタスクをクリックして詳細を確認したり、タスクを完了したりもできます。

Gcal-motiva_06Screenshot: 酒井麻里子 via Googleカレンダー

通常の予定には会議やイベントといった人との約束や、必ずその時間に行わないといけないことを登録し、それ以外の細々とした作業をToDoに登録するといった使い分けが可能です。

完了したタスクには取り消し線が入るので、どれが未完了なのかを確認しやすい点もToDoリストのメリット。

カレンダー上が煩雑になることを防ぎながら、やるべきことを確実にこなせるようになります。

4.スキルアップなどに「ゴール」を設定する

モバイル版のGoogleカレンダーアプリからは、運動やスキルアップの勉強といった目標のための予定を「ゴール」として登録できます。

アプリ右下の「+」アイコンから「ゴール」をタップし、達成したい目標を選択。

Gcal-motiva_07Screenshot: 酒井麻里子 via Googleカレンダー

その後、目標の詳細や、その目標のための予定を実行する頻度と時間を選択し、都合の良い時間帯を選択します。

Gcal-motiva_08Screenshot: 酒井麻里子 via Googleカレンダー

すると、選択した時間帯で他の予定が入っていない日時に、自動で予定が割り振られます。

Gcal-motiva_09Screenshot: 酒井麻里子 via Googleカレンダー

ゴールの設定ができるのはモバイル版のみですが、登録した予定はPCからも確認が可能。予定を実行したときは「完了とする」をクリックします。

5.キーボードショートカットで操作を効率化

Googleカレンダーでの操作を効率化したいときは、キーボードショートカットを活用しましょう。

Gcal-motiva_10Image: 酒井麻里子(表作成)

予定の新規作成やカレンダー内の移動などを、キーを1つ押すだけのシンプルな操作で行えます。

詳細画面の表示や予定の削除といった特定の予定に対して行う操作の場合は、カレンダー上でその予定をクリックして概要がポップアップ表示された状態でショートカットを実行します。

毎日必ず使うツールだからこそ、便利な機能を活用してスケジュールに前向きに取り組める環境を整えたいですね。

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Source: Googleカレンダー

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